Easy Sign : module d’émargement électronique
Un module d'émargement électronique synchronisé avec GesCOF
Easy Sign est le module d’émargement électronique pour votre centre de formation intégré à GesCOF. Vos stagiaires signent directement depuis leur smartphone via QR Code ou lien mail ! Sans papier, sans ressaisie, sans attendre le retour du formateur. Chaque signature est horodatée et les feuilles de présence sont générées en un clic dans GesCOF.
Pour vos démarches Qualiopi : contrôlez l’horodatage réel de chaque signature : formateur, comme stagiaires
QR Code, smartphone, horodatage : comment fonctionne Easy Sign ?
3 modes de signature : QR Code, lien mail ou tablette formateur
• QR Code : Les participants et les formateurs pourront scanner leur QR Code personnel et seront redirigés vers leur espace signature sur la session en cours. En plus d’avoir son espace signature, le formateur a accès à la liste des stagiaires et à leurs signatures. Il peut vérifier les signatures manquantes et faire émarger sur sa tablette.
• Invitation par mail : Le formateur aura la possibilité d’envoyer des mails d’invitations à ses stagiaires pour les différentes tranches horaires. Le participant n’aura qu’à cliquer sur le lien dans le mail pour pouvoir signer.
• Liaison avec GesCOF & l’Espace Formateur : Si vos formateurs ont accès à leur Espace Formateur, ils pourront se connecter directement à Easy Sign depuis leur fiche session. Depuis GesCOF, vous pourrez générer et récupérer les feuilles d’émargements avec les signatures électroniques des stagiaires. Gagnez du temps et n’attendez plus le retour de vos formateurs sur site !
Feuilles de présence horodatées et document de traçabilité généré automatiquement
Vous pourrez choisir la feuille de présence numérique de votre formation sous le format que vous souhaitez, collective ou individuelle, elle reprendra les signatures de chaque stagiaire et du formateur dans Easy Sign. Une feuille d’émargement par client sera créée en plus sur toutes les sessions Inter Entreprise, vous permettant notamment de faciliter les prises en charge de vos clients.Un document de synthèse de traçabilité sera généré dès que vous récupérerez votre feuille de présence dans GesCOF.
Easy Sign : Émargements dématérialisés pour Qualiopi
Vos preuves de présence certifiées automatiquement
Le référentiel Qualiopi exige une traçabilité rigoureuse des présences stagiaires. Easy Sign génère pour chaque session un document de synthèse horodaté avec la signature de chaque stagiaire et du formateur. Vos preuves de présence sont certifiées, datées, exportables et prêtes pour vos audits.
Cas concret
Une session CACES démarre à 8h avec 12 stagiaires. Chaque participant trouve sur sa table un chevalet avec son QR Code personnel. Il scanne, signe : 30 secondes par stagiaire. Le formateur vérifie les signatures manquantes depuis sa tablette et relance les absents. À 18h, l'assistant formation récupère dans GesCOF la feuille d'émargement complète, horodatée, avec toutes les signatures. Zéro papier. Zéro ressaisie. Zéro retard.